上手く仕事を段取りすることができれば、仕事に追われることもなく、プライベートの時間も確保して充実した生活を送ることもできます。
段取り上手になるためには、上手い人の真似をすることで、スキルアップすることが可能です！
今回は、まず仕事の段取が上手くない人の特徴から紹介していますので、普段の自分を客観的に振り返ってみましょう。
後半で仕事で段取り上手な人の特徴や段取り上手になる5STEPを紹介しますので、ぜひ実践してみてください。
・仕事で段取り上手になりたい！
・段取り上手な人の特徴を知りたい！
・段取り上手な人が普段やっていることを知りたい！
仕事における段取りとは？
段取りとは、目標や目的を達成するために、最適な準備・順序・方法などを考えることです。
ビジネスでは、「段取り8割、仕事2割」と言われるぐらい、仕事を上手くこなすためには、事前に計画をたて、準備を行うことがとても重要です。
例えば、段取りを考えて仕事をした場合とそうでない場合は、次のような違いがあることでしょう。
＜1日の仕事を段取りした場合＞
・スケジュール通りにこなすことで、仕事の期限に間に合わせる。
・仕事の抜け漏れがない
・残業が減る
＜1日の仕事を段取しない場合＞
・ダラダラと仕事を進めてしまう
・仕事のミスが多い
・仕事の期限に間に合わない。またはギリギリ。
多くのビジネスマンは、いくつかの業務を同時並行で進めることも多いため、業務を効率よく進めるために、上手に段取りをすることが大切なのです。
仕事の段取り上手になるべき重要な理由
前でも述べましたが、仕事の成功・失敗の大部分は段取りの仕方で決まります
事前準備がどれだけできているかで、成功の度合いが変わってくるのです。
どんなに高いスキルをもっていたとしても、段取りが上手くなければ、仕事を期限内にこなしていくことができないため、周囲からの信頼を得ていくことも難しいです。
仕事を上手く段取りする力を身に付けることが大切です。
仕事の段取りが上手くない人の特徴3選
ここでは、仕事の段取りが上手くできない人の特徴について以下紹介します。
自分にあてはまるところがないかチェックしてみてください。
自分を振り返ったとき「自分こういところあるかも…」と思った方は、自分の仕事の段取りについて、見直すことでスキルアップしていきましょう！
・物事の優先順位にを付けることが苦手
・自分ひとりで仕事を抱えてしまう
・仕事の目的や要点を把握していない
1.物事の優先順位を付けることが苦手
物事の優先順位を付けることが苦手です。
やらなくちゃいけない業務が多すぎて、何から手を付ければ良いのか分からないよ…。とりあえず、簡単ですぐ終わりそうな仕事からやってみるか…
優先順位を正しくつけることができないと、肝心な仕事が後回しになってしまい、期限に間に合わなかったり、ギリギリになったりすることがあります。
物事の優先順位を上手くつけられない原因としては、次のものが考えられます。
・仕事を整理できていない
・仕事の全体像を把握していない
・重要度や期限が把握できていない
どうしても抱える業務量が多いと自分の「あれ？自分あと何をいつまでに終わらせないといけないんだっけ？」となることはよくあります。
こういうときの対策としては、次のことが有効かもしれません。
・業務の期限、進捗を紙に書き出す
→ 自分の業務を整理し、全体像を把握する
・上司と優先順位を一緒に確認
→ 自分が考えた優先順位と会社が求める優先順位が異なる場合があるため、「自分はこう思うのですが、どうでしょうか？」と聞いてみるのも良いでしょう。
優先順位を正しくつけることが、段取り上手への大きな一歩なのです。
2.自分ひとりで仕事を抱えてしまう
自分ひとりで仕事を抱えてしまうところがあります。
保育園から電話がかかってきて、2歳の娘が熱を出したとのこと。今から早退しないといけない。でも、明日の朝一から始まる会議資料がまったくできあがっていない。会議資料内容は自分以外の人は分からない内容だし、内容を説明して引継ぎする時間もない。最近子供の体調不良で早退することも多かったし、これ以上周りに迷惑をかけられない。旦那は今夜は夜勤だし、子供は実家に預けて、会社に泊まり込みすればなんとかなるかな…。
しかし、ひとりで仕事を抱えてしまう人は、残業が多かったり、仕事の質も低下しがちであるといわれています。
原因としては、次のものが考えられます。
・責任感が強い
・周囲を頼ることができない
・周囲に遠慮してしまう
・周囲に頼むことがめんどくさいと感じる
・完璧主義
業務が重なったり、突発的なトラブルが発生すれば、スケジュール通りに業務を進めることができない場合もあります。
このようなタイプの人には、次の対策がおすすめです。
自分が「したい」ことと、会社にとって「必要なこと」を分けて考える。
→「自分に任された仕事は、最後まで自分がやり遂げたい！」気持ちは大切です。しかし、その気持ちを優先しすぎると、仕事の目的を見失ったり、逆に周囲に迷惑をかけてしまいかねない場合もあります。自分の状況を冷静に分析して、「会社が必要としていることはなんだろう？」と考えることが大切です。自分で判断が難しいようであれば、状況整理したうえで周囲に相談するようにしましょう。
自分ひとりで仕事を抱え込むとどこかでかならず限界がきます。
スケジュールを確認して、必要であれば周囲に協力を求めることも大切です。
管理者の立場の方は、部下が業務過多になっていないか、進捗状況はどうなっているかを把握しやすい職場環境を整えておくようにしましょう。
3.仕事の目的や要点を把握していない
仕事の目的や要点を把握していないところがあります。
1週間後の報告会で、1年間の売上金額の報告資料を作らないといけない。報告会に出席するのは、20代前半の女性社員だから、パステルカラーのかわいい色を使おうかな。あとは、今人気のキャラクターの画像をたくさん入れてみよう！
内容や中身が大切なのに、目的や要点を見失い、それ以外の部分にこだわりすぎてしまった結果、時間配分が上手くいかなくなることがあります。
このような場合、次の原因が考えられます。
・こだわりが強いことが裏目に出ている
・仕事の目的や要点を見失っている
仕事の目的や要点をしっかり把握し、「大事な要点の抜け漏れがなければ、自分の業務は完了！」という意識を持つようにしましょう。
「この業務は、なんのためにやるのか？」を一度考えて、ポイントを書き出してみるのも良いでしょう。
例えば、次のような対策が有効です。
（例）社長に対して1年間の売上報告
（目的）
社長に対して1年間の売上報告
（自分の仕事の要点）
月ごとの売上金額、前年比での伸び率、売上金額の伸び率の背景の説明
（自分の仕事の要点）
・月ごとの売上金額、前年比率を棒グラフと折れ線グラフで説明
・売上金額の伸び率の背景は箇条書きで分かりやすく
・Ａ4サイズ1～2枚程度で資料を作ろう
（要点以外のやらなくてＯＫなことの例）
・過去10年間における売上金額の報告
・表紙もかっこよくしして、Ａ4サイズ20枚程度をびっちり埋める資料
・資料は配色はカラフルに、かわいいキャラクターをたくさん入れる
仕事の段取りが上手い人は、要点をクリアしたら、次の人に仕事を回します。
そして、「その後で追加事項を頼まれたときに、対応すれば大丈夫かな！それまでは他の仕事を少しでも済ませておこう！と考えます。
仕事の目的や要点を把握してどんどんクリアしていくことで、段取り上手に近づいていけます。
仕事の段取り上手な人の特徴4選
ここでは、仕事の段取りが上手い人の特徴について4つ紹介します。
1.先を予測して行動
2.コミュニケーション力が高い
3.臨機応変に対応できる
4.情報収集キルが高い
段取り上手な人の真似をすれば、あなたも一気に段取り上手になれますよ！
また、あなたの周囲にあてはまる人がいるか考えてみましょう！
1.先を予測して行動
仕事の段取りが上手い人は、現在のことのみならず、常に先に起きることを予測して行動しています。
2か月後のイベント販売用に、自社の商品200個を販売予定だ。イベント出店前に、商品が壊れていないか確認して、再度発注をかけなきゃいけない可能性を考えると、かなりのタイムロスだな…。余裕をもってイベントに参加するためにも、少し多めに210個を事前に発注しておこう。もし、イベントで早めに商品が売り切れてしまった場合は、見本品だけ残して、受注販売に切り替えれば良いな！
業務を進めるうえで、発生しそうなトラブルをイメ―ジしておいて、何か起きたらこんな風に対処しようとイメ―ジしておくことが大切です。
業務上のリスクが想像できていれば、問題も未然に防げますし、問題発生時にも適切に対処できることで、段取り上手になることができます。
2.コミュニケーション能力が高い
仕事の段取り上手は、コミュニケーション能力が高いです。
いつも笑顔で愛想が良く、近寄りやすい雰囲気がある人
→笑顔で愛想が良いと、周囲から話しかけられやすいです。普段から周囲と会話していると、仕事の情報交換や、トラブルが起こっても相談しやすいです。
相手の意見を尊重し、自分の意見も主張できる人
→職場にはいろんな人が集まっています。相手の意見を一方的に「この考え方は正しくない」「ダメだ」と否定するのではなく、最後まで話を聞いて理解しようと努めたり、相手の気持ちに寄り添うことができます。自分の意見も上手く相手に伝えることができ、相手から信頼されやすいです。
周囲と上手くコミュニケーションを取れている人は、周囲との情報共有や情報交換が活発です。
周囲と気軽に相談できる環境が整っているため、スキルや知識を借りながら仕事を進めることができるため、仕事の段取りも上手いです。
3.臨機応変に対応できる
仕事の段取り上手な人は、臨機応変に対応できます。
お客さんに商品を納品したが、数を誤ってしまい500個少なく納品してしまった。1週間後までに500個準備して欲しいと言われたが、工場には最低2週間かかると言われてしまった。そのため、他社に電話して在庫分を回してもらえないか相談してみようかな…。それか代替の商品でも対応できないか提案してみようかな…。
仕事でトラブルが起こったときでも、臨機応変に対応できることは、段取り能力の高い人の特徴です。
段取り上手な人は、普段から考えられ得るトラブルと対応方法を考えているため、緊急時でも慌てず冷静に対応できるため、職場でも信頼されます。
4.情報収集スキルが高い
仕事の段取り上手な人は、情報収集スキルが高いです。
今度の野外イベントは、ライバル会社のX社が出展するそうだ。出店場所は自社の目の前のブースらしい。X社の商品は1個2万円で販売することが情報として回ってきた。X社に対抗するためには、上位互換の商品を19800円で100個準備して販売したら良いかな？当日は、雨模様らしいから、お客さん用に温かいお茶とタオルを準備しておこうかな！
情報収集スキルとは、適切な情報源を見極め、短時間で質の高い情報を手に入れる能力のことです。
さまざまな情報が溢れている現代社会において、情報収集力は欠かせない重要なスキルの1つです。
インターネット上の無料・有料記事、YouTubeやその他のSNS、書籍等を駆使して必要な情報を分析・収集して、自分の業務に活かすことができるので、段取りが上手であると評価を受けます。
仕事の段取り上手になるための5STEP
ここでは、仕事の段取り上手になるためのコツを5つ紹介します。
1.仕事の目的や目標をはっきりさせる
2.TO DOリストを作成する
3.仕事の優先順位を考える
4.1日のタイムスケジュールを作成する
5.仕事の段取りを客観的に評価する
仕事の段取りが上手な人は、自分のやるべきことをはっきりさせて、スケジュールを組みます。
ぜひ、今から紹介するコツを実践してみてください。
STEP1：仕事の目的や目標をはっきりさせる
仕事の目的や目標をはっきりさせましょう。
仕事の目的や目標がはっきりしていないと、向かうべきゴールがわからず、「何から手を付ければいいの？」となってしまうからです。
しっかり目標や目的を定めることで、やるべきことがはっきりするためとても大切です。
今から売り出したい新人歌手がいる場合
目的：音楽の宣伝を行いたい
やるべきこと：YouTubeで音楽を全曲無料配信する。
目的：ファンを増やしたい
やるべきこと：無料の音楽イベントを開催しお客さんと交流する。
目的や目標を決めると、「何を頑張ればいいか？」が決まりやすく、段取りの方向性が決まるため、必ずはっきりさせておくことが大切なのです。
目標・目的をはっきりさせて、「いつまでに〇〇を達成する！」と期間を決めるのもおすすめです。
STEP2：TO DOリストを作成する
TO DOリストを作って作成しましょう。
自分の仕事を段取りするときは、こなすべき仕事内容を細かく分割してリストアップして、1個ずつクリアしていくことが大切です。
自社で販売している化粧品の販売イベントの企画・開催
☑ イベント開催場所の予約
☑ イベントで紹介する商品を決める
☑ イベントで配布するサンプル品を決める
リストアップは作業工程を考えながら、重要な点を把握して行うように心がけましょう。
TO DOリストは、作業が終わったら都度消し込みしていきましょう。
TO DOを作成することで、やるべき作業が整理されるので段取りするのにとても大切です。
しかし中には、次のような方もいると思います。
こういう方におすすめなのは、Chat GDPを活用することです。
誰でも無料で使えて、ネットですぐに検索できるため、とっても便利です！
「売り上げ 管理資料の作成 やるべきこと」で検索してみるとこんな感じです。
Chat GDPも完璧ではないので、実際に自分の業務で達成するべき目標と照らし合わせて、やるべきことを微調整する必要はありますが、とても頼りになるツールです。
Chat GDPを活用するときは、次のようなステップを踏むのが良いでしょう。
①Chat GDPでやるべきことを検索
②自分の業務で達成するべき目標と照らし合わせて、やるべきことを微調整
③【余裕があれば】書き起こした内容を見せて、これで良いか周囲に相談
上記のステップを踏むことで次の3つのメリットがあります。
（Chat GDPを活用するメリット）
1.やるべきことをリストアップする時間を短縮できる
→ 迷走する時間が減って、作業に時間を使うことができる
2.周囲に相談しやくなる
→ Chat GDPの検索結果を自分の業務目標と照らし合わせて書き出したTO DOリストを見せて、次のように相談してみましょう。
「これで方向性が合っていますか？」
「これに対して、アドバイスをいただけないでしょうか？」
3.相談された相手も考えやすく、アドバイスしやすい。
→ リストを全てピックアップしてとお願いされると、「大変だな…」と思われてしまうかもしれません。しかし、書き出したTO DOリストが目の前にあれば、相手も考えやすく、アドバイスしやすくなります。
STEP3：仕事の優先順位を考える
仕事の優先順位を考えて、意識することが大切です。
作業にかかる時間や作業のボリューム、かけられる時間等と考慮して、作業の優先順位をはっきり決めると、上手く段取りできるようになります。
来週月曜日はY社に出張して商談が入っていたな。資料はA4サイズの用紙20枚くらいにまとめて準備しないといけないけど、最低でも2日間は資料作成に時間がかかるだろう。少し余裕をもって今週の水曜日には作り始めないとな。来月の販売イベントの開催場所を現地確認しにいかないといけないけど、商談が終わってから、会社の帰りにでも行ってこようかな。
やるべきこと作業の順番を決めてしまえば、あとは順番にこなしていきましょう。
ここでの大事なことは、優先順位は常に見直して、臨機応変に対応することです。
仕事の進み具合や周囲との進め方のかねあいで、順番が前後することもあります。
今の自分の状態で、目的を達成するためのベストは優先順位になっているかどうか、都度確認するようにしましょう。
STEP4：1日のタイムスケジュール把握し計画する
1日のタイムスケジュールを把握して計画しましょう。
１日のタイムスケジュールを把握して計画することで、今日はこの時間で〇〇の作業をしようと事前に決めることで、1日の時間を上手く使えるように段取りするこができます、
8：30～8：45 メールチェック
8：45～12：00 S社へ出張
12：00～13：00 ランチ
13：00～13：15 帰社
13：15～14：00 部長への報告
14：00～15：00 企画書作成
・・・
1日のタイムスケージュールは、前日の業務終了直前か、朝1番に考えることがおすすめです。
やるべきことを事前に決めておいて、「あとはやるだけ」状態にしておくことで、段取りが上手くなります。
タイムスケジュール把握し、計画を練ることで、作業から作業へ移行するときに「今から何しよう」と考える時間もなくなるので、時間の節約にもなりおすすめです。
STEP5：仕事の段取りを客観的に評価する
仕事の段取りを客観的に評価しましょう。
「目的・目標を達成するベストな段取りであったか」を客観的に見直すことで、次回以降の仕事の段取りを行うときに参考になるのでおすすめです。
・ここの作業はまとめてやってしまた方が効率よく作業を終わらせることができたかも
・ここの部分は作業を早く終わらせて、あの部分でもうちょっと時間を使たった方が良かったかな…
・ここでトラブルが起きたとき、すぐに上司に相談してアドバイスもらえたから大問題に発展せずに済んだな！
作業をこなすときは必死ですが、終わったあとに冷静になって振り返ってみると、客観的に評価できるようになるので、おすすめです。
そのときの自分の思ったことはメモに残しておくと「あの時こんなこと考えながら仕事してたけど、今になってここの部分の作業はそんなに時間をかけなくても良かったかも」と次回以降の仕事を段取するうえで参考にすると良いでしょう。
まとめ：仕事の段取り上手は完璧を目指さない！
今回は、仕事を上手く段取するための方法を紹介しました。
仕事の完成度は、「準備8割、実行2割」と言われるほど、事前準備の内容次第でもあります。
上手く段取することで、無駄な時間をかけることなく、スルスル仕事をこなしていくことができるようになります。
仕事の段取りをする上で大切なことは、「完璧を目指さない」ことです。
「失敗したくない」という気持から念入りに作業しすぎると、時間だけ過ぎていってしまうので、仕事の要点をこなしていくことができればＯＫという意識をもちましょう。
今日もお疲れさまでした！
